ファイルを制する者は書類整理を制す

リュクスライフマガジン 編集長の三浦です。

あっという間に年度末ですね。2018年を迎えたのが昨日のことのようですが、3ヶ月が過ぎようとしています。新年度を迎えるこの時期、新旧の入れ替わりでモノの見直しが必要になってきますね。進級するお子さまの持ち物もそのひとつ。今回は、書類整理からファイルについて考えてみました。

前回3月26日㈪の記事で、子どもが持ち帰るテスト類の整理方法についてお話しました。
収納も頭も固定概念でいっぱいいっぱい!?

我が家ではテスト類をファイリングすることを手放した内容を綴りましたが、この「手放す」にたどり着くまでに、子どもが楽にファイリングできる方法に変えてみたり、いろいろ工夫もしました。

なんとなく使っていませんか?

子どもが小学1年生の頃、担任の先生がファイルを2冊 自宅に持ち帰らせてくれました。1冊はテスト用、もう1冊は宿題プリント用でした。

ファイルの種類は、よく見かける「フラットファイル」。
プリントに穴を開け、ファイリングしていくものです。

テストや宿題プリントが戻ってきたら、すぐにファイリングしやすいようにファイルと一緒に穴あけパンチもセットで用意!

小学1年生の1年間は、先生が用意してくれたこの「フラットファイル」で整理しました。
しかし、この「フラットファイル」アクションが多いことが難点…。

miura2018.03.30

①穴あけパンチでプリントに穴を開ける。
②長細いプラスチックの部分に、穴を開けたプリントを通す
③留め金具で閉じる

子どもには面倒な作業のようで、しばらくするとどんどん机上に溜まっていくテストやプリント類…。

2年生に上がった時「よし!ワンアクションで出来るファイリングにしよう!」
…ということで、「フォルダー」に変更。

miura2018.03.30.2

教科ごとにフォルダーを用意し、テストを収めるだけ。楽ちん楽ちん♪
子どもにとっても行動に移しやすいワンアクションは、「すぐやる!」に繋がりやすいのです。しかし、しばらく経つとテストでいっぱいいっぱいになります。定期的に見直しが必要になります。

見直しの時に、要・不要に分けて整理します。子ども達の見直しはほとんどが不要の方へ。あら…これはもしかして、最初からファイリング自体必要ないのでは?そう感じるようになった頃、ライフオーガナイズを学び、ファイリングを「手放す」ことにしました。

親の私も、テストの結果が分かればOK!子ども達の習得度を知ることが出来たら、テストの役割はそれで終了しています。親子共々、過去は振り返らないタイプのようです(^_^;)

ファイルの役割と特性を知る

効率よく書類をファイリングするには、ファイルの役割と特性をしっかり把握することが大切です。

ファイルは、大きく2つに分かれます。
①フォルダー式
②簿冊式(ぼさつしき)

フォルダー式は、中に収める書類を綴じ具などを付けずに、そのまま収めていきます。書類をワンアクションで収めることが出来、不要な書類は小まめに処分することができます。

子どもがテストのファイリングの為に使っていた、「フラットファイル」や「バインダー」は簿冊式(ぼさつしき)です。
簿冊式は、書類に穴を開けて綴じこんでいくもので、順序が前後することがないので探しやすいというメリットがあります。しかし、不要になった書類を取り出しにくいのがデメリット。気が付くと不要な書類を溜め込むことに繋がります。

効率的な使い方は
①活用中の書類はフォルダー式で整理する(書類が探しやすく、取り出しやすい)
②活用が終了したら不要な書類を処分し、思い出として残したり、資料として残したい書類を簿冊式で整理する

書類整理を制するには、ファイルの役割と特性を知り、自分に合った整理方法を知ることが大事です。

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