情報を家に置かない

リュクスライフの宮嶋です。

今日は3月最終日。桜が咲き始めてからお天気のいい日が続き、お花見日和の日も多かったですね。あちこちで満開の桜を楽しむことができました。明日もお花見を予定しているのですが、どうかな…葉桜かな。それもまた良いものです。

さて、新年度が始まります。昨日の三浦編集長による書類整理の記事に続き、今日も紙モノの話。別のアプローチでお話させていただきます。
三浦記事:
ファイルを制する者は書類整理を制す
収納も頭も固定観念でいっぱいいっぱい!?

 

「書類整理が苦手です」という方は多く、嫌われものの書類たちですが、嫌でも勝手に入ってきてしまいますからね…。少しでもストレスなくつきあいたいです。

つい先日、家の中の書類を見直しました。手放した紙の量はこのくらい。

IMG_2213

日頃から書類の整理はしている方なので、多くはないはず…と思って始めたのに、それでも不要な紙は出て来るものです。7cmをちょっと超えるくらいの厚さになりました。

インターネット上を情報置き場に

私はもともと書類整理が得意ではありませんでした。
一度手に入れた情報は「念のため」「 とりあえず」「いつかのため」持ち続けたいと執着するタイプ。量は増えるばかりで、管理は雑。必要なときに欲しいものが見つからず 、“捨てていないのだから探せばどこかから出てくるはず” と探し回るのが当たり前でした。

この状態が劇的に変わったのは、紙モノの保管にデジタル化を取り入れるようになってから。情報って自分の家に置かなくてもいいんです!デジタル化すればクラウドストレージと呼ばれるインターネット上の倉庫に情報をしまっておくことができます。

書類は、紙がなくても情報が残れば大丈夫なことがほとんど。家の中の紙量がごっそり減り、情報の管理がすっかりラクになりました。

デジタル化、クラウドなんて言葉を聞くと難しく思えるかもしれません。でも、スマホをお持ちの方ならアプリを使って簡単に始めることができます。手軽に無料から始められるEvernoteというサービスをご紹介します。

散らばりがちな雑多な情報をひとまとめに

Evernoteを一言で表すと「検索力抜群のデジタルメモ」

スマホのEvernoteカメラにはスキャン機能がついていて、原稿の真上にカメラをかざすと原稿をきれいにスキャンしてくれます。それを保存するだけでOK!
メモ・お知らせ・切り抜き・チラシ・レジメ等パラパラと集まってくる情報をEvernoteカメラでスキャン(撮影)してしまえば、紙は破棄して大丈夫 ♪

保存できるのは写真に撮った情報だけではありません。文字入力できるので自分でメモを作成できますし、Webページを保存するのも簡単。ネットで見つけた気になる情報も全部記憶させておけるので、わざわざ印刷する必要がありません。共有もできてこれまた便利。

情報をどんどん集めると、今度は探せなくなるのでは?と思いますが、Evernote の一番の強みは強力な検索機能があること。見たいときもすぐに検索で探せます。家の中のどこかにしまい込んでしまうよりも遥かに使い勝手がいいですよ。外出先からでも見ることができますし、不要になったら消去が簡単…と様々なメリットがあります。

スキャナーがあると紙の減量が一気に加速

1枚~数ページ内の書類であれば、スマホカメラからの保存で問題ないのですが、まとまった資料やテキスト、書籍などページ数の多い情報を取り込みたいときにはスキャナーがあると便利です。

IMG_2218

たいして見ないのに、ただ場所だけを占めていた我が家の書類をきれいさっぱりなくせたのはこのスキャナーのおかげ。
富士通 Scan Snap ix500

古い資料なども、要不要に迷ったら全部スキャンして保存しました。スキャンのスピードはかなり速いです。あっという間。場所をとらないので、「念のため」「とりあえず」とっておくのも問題なし。(※保存容量はストレージサービスのプランによります。)

私はEvernoteとともにDropboxというストレージを利用していて、Evernoteがメモ帳のイメージだとしたらDropboxは本棚のイメージ。ある程度まとまった情報、容量が多い情報はDropboxに保存しています。使い分けについてはそれぞれやり方があると思いますが、スキャナーは、家庭に1台あるとかなり便利。
“とにかく量に困っているけれど何を捨てていいのかわからない、捨てるのは不安だ”という方にとってもおすすめです。

紙量が減ると管理が本当にラク。新鮮な情報をすばやく活用できるよう上手に書類とおつきあいしましょう。

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